Гарантийное письмо представляет собой документ нормативного характера. Данная бумага выступает в роли гарантии, которую исполнитель предоставляет заказчику. В большинстве случаев отношения такого вида возникают между юридическими лицами. Существует множество разновидностей документов. Одной из таковых является гарантийное письмо о выполнении работ, его образец скачайте бесплатно ниже.
Заполнению бумаги следует уделить особое внимание, потому как она является важным инструментом делового общения. В данном случае гарантирует исполнение определенных обязательств по договору в виде выполнения работ.
Гарантийное письмо разрешено оформлять в свободной форме, потому как действующим Законодательством РФ не предусмотрен унифицированный бланк для заполнения. При этом необходимо придерживаться делового стиля написания и соблюдать правила русского языка.
Как написать гарантийное письмо о выполнении работ правильно
В обязательном порядке в письме должна присутствовать следующая информация:
- наименование организации-отправителя и организации-получателя. Точное название фирм и ФИО директоров;
- исходящий номер документа;
- дата составления;
- основная часть. В ней указывают конкретные условия предоставления гарантии, а так же услуги, на которые она распространяется. В рассматриваемом примере автор гарантийного письма обязуется выполнить работы в конкретные сроки в соответствии с заключенным ранее соглашением или договором;
- ФИО сотрудника, составившего письмо, его подпись и печать.
Главное предназначение документа данного вида – это подтверждение выполнения определенных работ. В основном бумагу подготавливают и передают заказчику перед заключением договора. При этом в соглашении обязательно указывается список необходимых для осуществления услуг и дата завершения каждой из них.
В дальнейшем в гарантийном письме может появиться отметка о качестве выполненных работ. В этом случае характер осуществленных услуг регламентируется Законодательством РФ.
Виды оформления письма с гарантией
Гарантийное письмо может выступать в качестве заменителя других бумаг. В случае составления этого документа для гарантии выполнения работ (обязательств по договору) допустимо его использование вместе трудового договора. Чаще всего такая необходимость возникает при нецелесообразности заключения соглашения.
Важно отметить, что договор включает в себя 2 части – оферту и акцепт. Если гарантийное письмо заменяет соглашение, оно может выступать только в качестве одной из его составляющих.
- Оферта.
Оферта представляет собой некоторое предложение, направленное определенному лицу. Встречаются ситуации, когда применение оферты используется для привлечения группы адресатов. При этом в бумаге должны четко декларироваться интересы получателей.
В этом случае гарантийный документ может быть соединен с офертой только при условии, что в нем отмечены следующие действия:
- предложение оплаты услуг после их предоставления;
- предложение выполнения определенных работ;
- предложение заказать услугу.
В документе раскрываются все подробные условия сотрудничества. Это связано с тем, что он заменяет определенную часть договора. При получении такого рода письма адресат вправе согласиться на указанные в нем условия. Такое действие приравнивается к заключению договора.
- Акцепт.
С помощью гарантийного письма об оплате заказчик ручается, что выполнит свои обязательства. В статье дается пошаговый алгоритм составления гарантийного письма и приводится пример гарантийного письма об оплате.
Из статьи вы узнаете:
Гарантийное письмо об оплате - это документ, накладывающий на юридическое или физическое лицо обязательства по внесению оплаты за товары или услуги.
Распространенной является ситуация, когда этот документ отправляется стороной после получения претензии от контрагента. В таких случаях гарантийное письмо об оплате становится способом урегулирования конфликта.
Каково назначение гарантийного письма об оплате?
Основное назначение гарантийного письма об оплате услуг по договору состоит в предоставлении твердых гарантий того, что заказчик действительно произведет оплату услуг полностью и в срок.
Если поставщик доверяет заказчику, он может оказать услуги или поставить товары до получения оплаты. Если у заказчика плохая платежеспособность, в предоставлении услуг авансом будет отказано.
Цели гарантийного письма:
- покупатель или заказчик услуг письменно обязуется оплатить услуги или товар;
- продавец или поставщик услуг получает гарантию, что его услуги или товар будут оплачены;
- в случае судебного разбирательства этот документ будет использован в качестве доказательства существования договоренности между сторонами.
Какие гарантии содержатся в письме?
Форма гарантийного письма на оплату содержит гарантии того, что оказанные услуги будут оплачены. Обязательно указывается сумма и срок оплаты (график перечисления средств).
Как написать гарантийное письмо об оплате?
Текст гарантийного письма об оплате составляется секретарем фирмы, которая является заказчиком услуг или покупателем товаров. Затем документ подписывает руководитель организации и главный бухгалтер. После этого гарантийное письмо отправляется поставщику услуг.
При подготовке письма обратите внимание на следующие моменты:
- Для оформления гарантийного письма об оплате используйте стандартный лист формата А4 или фирменный бланк предприятия.
- После составления письмо зарегистрируйте в Журнале исходящей документации. Документу нужно присвоить регистрационный номер и указать его в левом углу бланка гарантийного письма об оплате.
- Документ вступает в юридическую силу после того, как будет заверен подписями руководителя, главного бухгалтера и оттиском основной печати организации.
Как правильно составить и оформить гарантийные письма рассказано в статье .
Как писать гарантийное письмо на оплату: алгоритм и образец
Используйте стандартный бланк организации для составления гарантийного уведомления, в котором уже есть все необходимые реквизиты и поля. Если вы оформляете письмо на чистом листе формата А4, то вам пригодится приведенный ниже шаблон гарантийного письма на оплату и алгоритм его заполнения.
- Исходный номер документа и дату укажите в левом верхнем углу.
- Название фирмы - поставщика услуг, должность, фамилию и инициалы руководителя укажите в правом верхнем углу документа.
- Название деловой бумаги «Гарантийное письмо» или «Обязательство об оплате» располагается ниже, по центру.
- Письмо начинайте с фразы: «Просим Вас оказать услуги (поставить товар) согласно заявке №…» . Здесь же укажите дату оформления заявки.
- Следующий абзац начинается с фразы: «Гарантируем оплату с расчетного счета №…» (номер счета и название банка). Далее укажите сумму и дату, до которой указанная сумма будет перечислена.
- Укажите, что последует в случае неуплаты. Это может быть штраф или процент за каждый день просрочки. Например: «В случае отсутствия оплаты в указанный срок...» (укажите процент за каждый день просрочки и дайте ссылку на ст. 823 ГК РФ за использование чужих денежных средств).
- В конце документа ставятся подписи генерального директора и главного бухгалтера, оттиск печати организации, указываются основные реквизиты и контактные данные предприятия-заказчика.
Требования к стилю изложения
Гарантийное письмо об оплате относится к деловой документации. Требования к изложению:
- Официально-деловой стиль. Не используйте сленг, многозначные слова и слова в переносном значении.
- Краткость . Не нужно детально объяснять причины задержки оплаты, рассказывать о финансовых трудностях и сложной ситуации. Достаточно привести гарантии выполнения обязательств.
- Конкретность . Для придания убедительности содержащимся в письме гарантиям указывайте точные суммы и конкретные данные. Избегайте фраз, вроде «Обязуемся погасить задолженность в ближайшее время». Вместо этого пишите: «Обязуемся перевести сумму в размере 100 (сто) тысяч рублей до 25.06.2018».
- Ясность . Избегайте двусмысленных фраз и предложений. Вся информация, изложенная в тексте послания, должна иметь однозначную трактовку.
Как отправить гарантийное письмо?
Отправить письмо можно одним из трех официальных способов:
- Документ отравляется заказным письмом с уведомлением о вручении.
- Письмо передается в канцелярию или секретарю организации, которая является исполнителем услуги или поставщиком товара. Подготовьте два экземпляра деловой бумаги, на одном из которых секретарь поставит отметку о принятии.
- Документ отправляется по факсу или электронной почте. Бумажный вариант отправляется позже заказным письмом или передается лично в руки.
Как составить гарантийное письмо об оплате, рассказывается в статье .
Образец гарантийного письма об оплате за услуги:
Исх. № 4555
Директору ООО «Темп» И. И. Петрову
Гарантийное письмо
ООО «Надежда» гарантирует оплату оказанных консалтинговых услуг согласно заключенному договору № 148 от 05.05.2018. Сумма в размере 50 000 рублей будет выплачена до 31.05.2018.
В случае несоблюдения гарантийных обязательств об оплате указанной суммы в установленный срок нами будет осуществлена выплата пеней в размере 0,1 процента от суммы задолженности за каждый день просрочки уплаты в соответствии со статьей 823 Гражданского кодекса РФ.
Директор ООО «Надежда» (подпись П.П. Семенков)
Гарантийное письмо об оплате - один из способов наложения обязательств на заказчика товаров или услуг. Поставщик или исполнитель выполняет свои обязательства до получения оплаты. Письмо составляется в свободной форме, но содержит ряд обязательных реквизитов: регистрационный номер, дату, наименование поставщика или исполнителя, а также сведения о сумме гарантируемого платежа и номере банковского счета заказчика.
Назначение гарантийных писем – предоставление адресатам письменных гарантий. В них подтверждаются оговоренные условия или обещания, намерения или действия отправителя, связанные с интересами адресата.
Письма могут быть адресованы физическому лицу или организации. Они являются документом, содержащим гарантии, даже если в тексте не присутствует само слово «гарантия». Такие письма могут подтверждать сроки выполнения работ, оплату выполненной работы или полученной продукции, качество поставляемого товара или выполнения работ, сроки поставок и прочее. Такие оговорки необходимы в тех случаях, когда одна сторона не уверена в выполнении договоренности.
Данные пункты составляют содержание письма либо являются его составляющей. Гарантийное письмо носит юридический характер и по статусу соответствует документам договорного характера (дополнительному соглашению, договору и т.д.).
Зачастую письма предоставляют для подтверждения совершенной оплаты. Здесь указывают ссылку на номер счета или договора, на основании которых должна была быть произведена оплата. Помимо этого, письма служат документом для третьих лиц и принимаются банком как обеспечение кредита (подтверждают факт получения адресатом необходимой суммы для его погашения).
К примеру, при регистрации юридических лиц на предоставление юридического адреса достаточно гарантийного письма, так как невозможно заключить договор аренды офиса.
Документ отличается точностью, ясностью и однозначностью формулировок, так как в нем повествуется о предоставлении гарантий по поручению или от имени должностного лица или организации. В нем указывают вид операции или полную процедуру, которую будут проводить.
Письма начинают с изложения сути гарантий, предоставляемых адресату, например:
Настоящим письмом гарантируем……
В других случаях они содержат изложение причин, по которые автор заявляет о готовности предоставить адресату определенные гарантии. Здесь заявление содержится в заключительной части, к примеру:
Полную и своевременную оплату гарантируем
Характерная черта документа – наряду с подписью директора (автора) стоит подпись должностного лица, ответственного за ведение финансовых и иных денежных вопросов. При направлении письма в качестве обязательства оплаты за оказанную услугу, покупку и т.д. в тексте указывают банковские реквизиты предприятия-плательщика.
Характерные фразы письма:
- Гарантируем…
- Настоящим гарантируем…
- Компания «Название» гарантирует…
- Оплату в срок …. гарантируем… и т.д.
Гарантийные письма оформляются по общим правилам составления .
(Размер: 27,5 KiB | Скачиваний: 61 928)
