Заявление о возмещении расходов на выплату пособия по временной нетрудоспособности. Нюансы заявления на возмещение командировочных расходов и образец написания

• Может ли руководитель организации передать представителю право подписывать кадровые документы от имени организации?
• Как заполнить отчеты КМ-6, КМ-7 и журнал кассира операциониста, если в фискальном Z-отчете выручка отрицательная, из-за возврат по банковской карте покупателю?
• Можно ли часть стоимости помещения, предназначенного для ведения деятельности на УСН учесть в расходах при расчете единого налога при "упрощенки"?
• Как отразить в бухгалтерском учете уплату штрафа в бюджет за нарушение водного законодательства?
• Как отразить в бухгалтерском учете все расходы, связанные с покупкой помещения и доведением его до состояния, пригодного к использованию?

Вопрос

Наша компания ООО занимается оптовой торговлей, находится на УСН доходы минут расходы. Наш генеральный директор в течении года покупал за наличные товар для покупателей и хоз.товары, как нам возместить ему расходы? Чековой книжки и корпоративной карты у нас нет.

Ответ

Есть два наиболее распространенных варианта, как оформить ситуацию, когда работник (директор) купил ценности за свои деньги, а потом компания возмещает ему расходы. Кратко информацию о них мы привели в таблице ниже. Подробнее -- далее.

Как компенсировать сотруднику расходы на покупку материальных ценностей

1 вариант. Возместить директору расходы на основании приказа руководителя . В данном случае директор должен написать заявление на возмещение затрат и приложить к нему все документы, подтверждающие оплату: кассовые и товарные чеки, платежки. В документах должны быть указаны наименование и стоимость приобретенных ценностей. А первичка лучше чтоб была оформлена на компанию (почему -- см. таблицу).

Выплатите компенсацию на основании приказа руководителя, оформите его в произвольной форме. Также не будет лишним и общий приказ по фирме, регламентирующий принципы возмещения затрат сотрудникам. В нем прописывают возможность работников покупать материалы за свой счет, получая последующую компенсацию расходов, устанавливают порядок возмещения таких затрат. Можно зафиксировать и максимальную сумму покупок, которую сотрудник вправе осуществить за счет собственных средств. С данным приказом всех работников знакомят под роспись. Он позволит избежать ситуаций, когда работники приобретают ненужные для компании ценности.

В бухучете компенсацию расходов отразите с использованием счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Проводки будут следующие:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Оприходованы приобретенные сотрудником материальные ценности;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 (51)

Возмещены расходы работнику.

В налоговом учете при УСН вы сможете отнести компенсацию на материальные расходы после выплаты ( и НК РФ).

2 вариант. Купить ценности у директора по договору купли-продажи . Оформлять договор купли-продажи целесообразно, если в документах, подтверждающих расходы, записано не наименование фирмы, а имя сотрудника. Тогда вам потребуется составить письменный договор купли-продажи или закупочный акт. И расплатиться по нему с сотрудником.

Но у данного способа оформления есть один минус - у работника, продающего ценности, возникает доход, облагаемый НДФЛ. Организация же при покупке материалов у физлица не является налоговым агентом (). Поэтому удерживать НДФЛ при выплате дохода сотруднику ей не нужно. Работнику придется самому сдать декларацию в инспекцию по ( и НК РФ).

В бухучете покупку материалов отразите проводками:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 76

Оприходованы купленные у сотрудника ценности;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50 (51)

Оплачены ценности по договору купли-продажи (по акту закупки).

Что касается расходов при «упрощенке», то тут сложностей быть не должно. Сразу после оплаты ценностей по договору вы сможете их списать. Документальным подтверждением затрат будет договор купли-продажи или закупочный акт.

Вы узнаете как учесть расходы на подписку, если они оплачены банковской картой работника. Образцы документов, которые нужно составить.

В законодательстве нет запрета на приобретение сотрудниками товаров, работ, услуг, предназначенных для компании, с последующим возмещением им понесенных расходов. Расходы на подписку, которая необходима бухгалтерии для работы, не исключение. Оплатив подписку личной картой, бухгалтер вправе написать заявление директору с просьбой возместить расходы.

Поскольку предварительно подотчетных денег в кассе сотрудники в этом случае не получают, авансовый отчет составлять не нужно. Чтобы возместить расходы, компании достаточно письменного заявления или служебной записки с приложением документов, подтверждающих расходы.

Как составить заявление: образец

Унифицированной формы заявления о возмещении расходов нет, поэтому сотрудник может его составить в произвольном виде. В заявлении нужно детально описать цели, для которых были произведены расходы, стоимость подписки. К заявлению также необходимо приложить документ, подтверждающий оплату расходов. Это может быть выписка с карточного счета плательщика.

Вот образец такого заявления:

Генеральному директору
ООО «Метеор» Иванову И.И.

от главного бухгалтера
Петровой Анны Олеговны

ЗАЯВЛЕНИЕ
о возмещении служебных расходов

В связи с производственной необходимостью бухгалтерии, частыми изменениями в законодательстве и в целях безошибочного расчета налогов мною была приобретена годовая подписка на практический журнал «Главбух» на 2016 год стоимостью 16 764 руб. (Шестнадцать тысяч семьсот шестьдесят четыре рубля) 00 копеек.

Журнал был оплачен мною из собственных денежных средств. Прошу возместить понесенные расходы.

Прилагаю выписку с моего личного карточного счета, подтверждающую осуществленные расходы.

Приказ директора о возмещении расходов

Два варианта, как оформить возмещение денег. Можно оформить приказ директора о возмещении средств работнику. А можно попросить директора просто написать свое разрешение непосредственно на заявлении работника. Если вы решили издать отдельный приказ, вот его образец.

Общество с ограниченной ответственностью «Метеор»

Приказ
о возмещении расходов на подписку

1. В целях производственной необходимости и минимизации налоговых рисков приказываю возместить главному бухгалтеру Петровой Анне Олеговне произведенные расходы по приобретению подписки на журнал «Главбух» на 2016 год в размере 16 764 руб. (Шестнадцати тысяч семьсот шестьдесят четырех рублей) 00 копеек.

2. Главному бухгалтеру Петровой А.О. перечислить указанную сумму на личный карточный счет (выдать из кассы) не позднее 20 декабря 2015 года.

Генеральный директор Иванов /И.И. Иванов/

С приказом ознакомлена:

Главный бухгалтер Петрова /Петрова А.О./
18.12.2015

Учет расходов на подписку

Порядок отражения расходов на подписку в бухгалтерском учете проиллюстрирует пример.

Пример
В декабре 2015 года главный бухгалтер А.О. Петрова оформила годовую подписку на журнал "Главбух". Стоимость подписки 16 764 руб. Подписка была оплачена с личной банковской карты Петровой. Впоследствии указанные расходы были компенсированы Петровой организацией.

Операции по приобретению подписки были отражены следующими записями:

Дебет 60 Кредит 71
- 16 764 руб. - отражены средства, перечисленные издательству, в оплату подписки;

Дебет 71 Кредит 51
- 16 764 руб. - оплачены расходы на подписку, оплаченные подотчетным лицом;

Дебет 26 (44) Кредит 60
- 1397 руб. (16 764 руб. : 12 мес.) - учтены расходы на подписку в текущих затратах организации.

Сотрудник организации допустил перерасход во время служебной командировки. В городе, куда он был направлен, не нашлось гостиничных номеров, цена которых укладывалась бы в утвержденный в организации норматив. Вследствие этого ему пришлось арендовать более дорогой номер, чем планировалось. Нужно составить заявление о возмещении командировочных расходов. Предлагаем образец заявления, подготовленный нашими специалистами.

Командировочные расходы нужно возместить

В ходе деятельности организации может возникнуть потребность направить сотрудника в служебную командировку.

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Очевидно, что работник, направленный в командировку, понесет расходы, связанные с поездкой. В соответствии с трудовым законодательством такие затраты работнику должны быть компенсированы. В частности, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
• иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Конкретный порядок возмещения расходов, в том числе, размер компенсации произведенных работником затрат организации могут устанавливать самостоятельно.
Причем размер возмещения понесенных расходов может быть установлен организацией в зависимости от статуса командированного сотрудника. Совершенно не обязательно устанавливать единые для всех лимиты расходования денежных средств в служебных командировках. Так, для руководства компании может быть установлен повышенный размер компенсации командировочных расходов, а для рядовых сотрудников лимиты расходования денег в командировке могут быть более скромным.

Составляем заявление

Если сотрудником компании во время командировки допущен перерасход и израсходованы личные средства, можно написать заявление на возмещение понесенных расходов, приложив к нему подтверждающие документы. Образец заявления о возмещении командировочных расходов, подготовленный нашими специалистами, поможет сэкономить время на его составление.

Направить в командировку можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Дело в том, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, с которыми у компании заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ). Значит, и командировками в понимании Трудового кодекса служебные поездки исполнителей по договорам гражданско-правового характера не являются.

В этой статье мы рассмотрим документ, который называется заявлением на возмещение расходов фсс. Мы внимательно рассмотрим этот вопрос и опишем многие нюансы, которые стоит соблюдать при заполнении бланка заявления на возмещение расходов фсс в 2015 году. В начале статьи мы сделаем некое введение в общую суть дела, чтобы даже обыватели могли усвоить, в чем, собственно, здесь дело и с чем его едят. В конце же статьи у вас будет возможность скачать образец и бланк формы заявления на возмещение расходов фсс. Итак, приступим к введению.

Возмещение расходов ФСС

Давайте сразу уберем все неясности в этой формулировке. Что за сокращение - ФСС? ФСС - это Фонд социального страхования Российской Федерации. Как происходит возмещение расходов? Обо всем по порядку.

Бывают такие ситуации, что расходы какой-либо компании на социальное страхование в итоге получаются больше, чем начисления по страховым взносам. Расходы на социальное страхование могут быть, к примеру, в виде оплаты лечения, выплаты отпускных, выдачи пособия на детей и прочее. Компания может сделать меньше то количество платежей, которое подлежит начислению в ФСС через больничные выплаты, которые, естественно, подсчитываются в соответствии со всеми законодательными рамками. Говоря простым языком, денежные средства здесь будут перечисляться, начиная лишь с 4 больничного дня работника. Первый, второй, третий день больничного компания должна оплачивать самостоятельно. Совсем другая ситуация возникает, если заболевает не сотрудник, а его родственник. В этом случае, ФСС оплачивает больничный сотруднику уже с первого дня.

Сразу предупредим, что это все относится только к ОМС (Обязательное медицинское страхование), то есть только при этом виде страхования выплаты по больничным дням, декретным дням идут в зачет страховых перечислений Фонда Социального Страхования Российской Федерации. В этом случае, «не работают» пенсионные накопления, страховка от несчастных случаев и прочее.

Подводя итог всему вышесказанному, добавим, что в том случае, когда перечисленные средства не могут покрыть сумму выплачиваемых пособий, компания в праве «попросить» нужную сумму денег в Фонде социального страхования для оплаты «больничных» дней. Делать это нужно в отделе ФСС, который находится строго по месту регистрации.

После того, как представители компании собрали и подали необходимое количество документов, Фонд Социального Страхования обязан перечислить деньги не позднее, чем через десять дней, начиная с момента подачи. В общих чертах, процесс возмещения расходов ФСС выглядит так. Естественно, следует упомянуть и об ответных мерах Фонда социального страхования РФ - их сотрудники имеют право проверить всю законность ваших требований и выехать на «ревизию» в вашу компанию.

Иногда, чтобы удостовериться в законности возмещений, сотрудники просят предоставить представителей компании дополнительные бумаги

Когда происходит выездная «ревизия», естественно, срок в десять дней не может быть соблюден. Выплата, при положительном результате может быть только после проверки ФСС.

Заявление на возмещение расходов ФСС

Но давайте вернемся к нашему основному вопросу статьи - как оформить заявление на возмещение ФСС? Итак, поговорим об этом документе. Сразу оговоримся, что точных указаний по написанию заявления нет, есть только рекомендации и бланк, который прилагается на официальном сайте. Такой же бланк заявления на возмещение расходов ФСС вы можете скачать в конце нашей статьи.

Из-за того, что нет каких-либо стандартов, работники Фонда социального страхования РФ принимают заявление, написанные в свободной форме. Единственное важное условие - наличие корректных данных и реквизитов компании. Ознакомиться с данным, которые должны обязательно присутствовать в заявлении на возмещение расходов ФСС можно, открыв приказ Министерства Соцразвития РФ, который был выпущен в 2009 году. Итак, какие это данные:

• Прежде всего название и адрес страхователя
• Номер регистрации
• Конкретная цифра требуемой выплаты денежных средств
• Дата создания заявления
• Печати и подписи всех необходимых сотрудников

Также хочется добавить, что в заявлении на возмещение расходов ФСС нужно четко и доступно прописывать тот факт, что организация требует возмещения денежных средств. В противном случае, без четкой формулировки, сроки перечисления могут затянуться на неопределенный срок. Четкая формулировка цели заявления нужна для того, чтобы в Фонде социального страхования вас поняли правильно и не отнесли вас, скажем, к компании, которая просит денежные средства на социальные выплаты.

Будьте предельно внимательны и бдительны, когда будете заполнять поле с расходами компании. В этих графах вы пишите только те денежные цифры, которые не смогли оплатить как взносы. То есть это будут те суммы, на возмещение которых вы надеетесь. Очень часто происходит, что по не знанию, люди прописывают там все пособия, и сотрудники Фонда социального Страхования просят создать заявление на возмещение расходов ФСС по — новой. А это, как вы уже догадались, большая потеря времени.

Через какое время организации перечислят нужную сумму?

Теперь, по логике нашего повествования, мы должны перейти именно к моменту перечисления денежных средств по заявлению на возмещение расходов ФСС. Определимся с конкретными сроками выплат. Как мы уже упоминали, выплаты Фонда социального страхования должны пройти не позднее, чем через десять дней с момента подачи заявления. Это если без «ревизий».

Если проверка все-таки назначается, то срок выплаты по заявлению на возмещение расходов становится гораздо больше - аж три месяца. Будьте внимательны, ведь для того, чтобы назначить камеральную «ревизию» в вашей компании Фонду социального страхования не нужно какого-либо приказа или распоряжения. Грубо говоря, если в первые десять дней деньги в вашу организацию не поступили, то ждите проверки со стороны ФСС. Как вариант, вы можете набрать номер телефона ФСС и узнать о статусе ваших выплат сразу же, без недомолвок и туманностей.

Возмещение затрат проявляется в компенсации потерь, восстановлении денежных ресурсов лицу, понесшему убытки. Эту компенсацию производят виновники затрат, страховые компании.

В случае если сторона, которая обязана покрыть расходы, к примеру, юридическому лицу, по некоторым причинам отказывается это сделать. В такой ситуации, юридическое лицо имеет право обратиться в судебные органы с исковым заявлением о компенсации.

Сопроводительные документы на социальные затраты

Если гражданин имеет желание возместить доходы, то в такой ситуации необходимо предоставить специальные бумаги.

Работодателю предстоит возмещение таких социальных выплат:

• Возмещение на период беременности.
• Возмещение финансов работникам со стажем работы.

Сопроводительные справки должны иметь грамотный вид и полные сведения.

Копии заверяют с нормами Российской Федерации.

Сроки выплаты компенсации

В законе прописано, что финансы поступают насчет фирмы не позже десяти календарных дней после передачи заявки. В другой ситуации ФСС осуществляет дополнительное расследование, сроком до трех месяцев.

Интересующиеся вопросы по рассмотренным пунктам можно спросить у специалистов Фонда социального страхования по месту регистрации фирмы.

Заявление на возмещение расходов

Передается в суд в письменной форме по месту прописки стороны, которая участвует в деле.

Для убеждения налоговой службы в том, что компенсированные затраты работник понес в интересах организации, для этого в заявлении необходимо описать цели при которых были совершены затраты.

Cудебных

– это обращение граждан в государственный орган к должностному лицу по вопросу компенсации судебных расходов. Целью заявления является устранение недостатков в работе организации. Данное заявление можно подать в любой форме.

Встречаются ситуации, когда истец несет большие расходы из-за судебных разбирательств. Эти затраты могут превзойти размер компенсации финансового или морального ущерба. В таком случае, истец может предоставить судебным органам заявление о компенсации всех судебных затрат, которые были понесены им, при этом должна включаться и оплата услуг представителя суда.

Компенсацию нужно совершить за счет ответчика. Заявление о компенсации судебных расходов оформляют в любой форме и отправляют в суд.

К заявлению следует приложить ксерокопии разнообразных платежных бумаг:

• Квитанции.
• Чеки.
• Кассовые ордера.
• Документы, которые подтверждают затраты.

Важно владеть информацией о том, что российская юриспруденция рассматривает компенсацию в разумных границах затрат, эта проблема решается на усмотрение судьи. Затраты, у которых размер превосходит сумму иска, будут компенсированы не в полном объеме.

Если решение вступило в действительность, но сторона, которая выиграла судебное дело, не предоставила заявлений о компенсации судебных расходов, это не означает, что потеряно право на компенсацию. Истец может подать ходатайство в судебные органы.

Если не в полном объеме удовлетворены исковые запросы, то компенсацию расходов присваивают пропорционально: истцу – в соответствии с удовлетворенным исковым требованием, ответчику – в соответствии с запросами, в которых отклонено.

Направляясь в судебные органы либо выступая ответчиком по делу, каждый гражданин несет некоторые затраты в связи с судебным процессом, а именно затраты на транспортное средство, затраты на адвоката и другие.

На затраты ФСС

Предприятие, которые работают в регионах России, выплачивают своим подчиненным некоторую часть, которая идет из Фонда социального страхования. Есть возможность сбавить финансовые средства по предъявленным формам выплат, отправившись с запросом возмещению затрат ФСС.

Статьи, по которым такоевозмещение более вероятно:

• Выплаты в больнице.
• Выплаты при беременности и рождении ребенка.
• Расходы на заботу за детьми.
• Расходы на оплату инвалидам пенсий.

Обращение в ФСС

При обращении в ФСС необходимы определенные основания. Речь идет об основании, которое превосходит размер реального объема выплат подчиненным объема начисленных выплат.

Затем составляется заявка определенного образца, которая аргументирует претензии предприятия к Фонду социального страхования относительно компенсации социальных затрат.

Для оформления документа нужно предоставить данные такого содержания:

• Перечень сотрудников, которым оплачивают социальные выплаты.
• Число убытков.
• Число, которое показывает объем выплат по категориям.
• Данные для добавления пакета документов.

Эта информация служит базой для оформления заявки на возмещение затрат в ФСС. От верного подсчета зависит последствие обращения в Фонд социального страхования за компенсацией.

Если отсутствуют отдельные документы, то потребуются дополнительные действия по их аккумуляции. Осмотрительная организация ведет подсчетисходных данных в ручной или в электронной форме.

Для приобретения компенсации расходов на социальные выплаты в ФСС нужно отправить заявку, в которой обязательно требуется указать атрибуты.

К основным атрибутам относится:

• Номер регистрации предприятия.
• Код фирмы в ОКВЭД,
• Документна отсутствии долга перед ФСС.
• Перечень совершенных социальных выплат за период предполагаемого возмещение.
• Число оформление документа и подписи уполномоченных лиц фирмы.

Сведения в бланке должны включать полную и точную информацию. Иначе стандартный бланк вернут отправителю на дополнительную работу. Дата оформления документа не обладает привязкой к окончанию отчетного периода и может быть произвольной. Перечень социальных выплат оформляют в виде таблицы.

Документ разрабатывают в произвольном виде.

Видео: За медицинские услуги

Расходы по командировке

Существуют ситуации, когда работодатель отправляет подчиненного в командировку. При этом начальник должен оплатить поездку связанной со службой. За работником сохраняется его рабочее место и зарплата.

Следовательно,в это время сотрудник не может быть уволен по инициативе директора.
Как долго должна длится поездка определяет работодатель. На период отъезда работника, его может подменить другой сотрудник.

Поездка предполагает компенсацию таких затрат:

• Затраты на проезд.
• Плата загостиницы.
• Дополнительная плата, которая связанная с пребыванием за пределами города.

Нормы платы командировочных на проживание устанавливается документами организации, к примеру, коллективным договором.

Перед отправлением работника в командировку по службе, начальник обязан узнать, не относится ли сотрудник к категории граждан, которых не дозволяется направлять на службу.

Составляется в случае, если человек понес какие-то затраты. Эти затраты могут быть связаны с работой, с судебным процессом, с фондом социального страхования.

Такое запрещение относится к определенным лицам:

• Женщинам, которые готовятся стать матерями.
• Несовершеннолетним работникам.
• Работниками, которые оформили ученической договор.

Время нахождения работника в командировки составляет сорок дней. Если работник является строителем, то срок службы продлевается до одного года.

Законом не принят для заграничной командировки максимальный срок нахождения работника на службе.

Какие существуют правила оформления командировки?

Работодатель перед отправлением подчиненного в командировку обязан оформить и утвердить приказ.

В документе должна содержаться такая информация:

• ФИО сотрудника.
• Номер табельный.
• Должность.
• Место командировочной службы.
• Длительность поездки.
• Цель поездки.
• Источник финансирования командировки.
• Подпись директора организации.

Срок нахождения работника на службе можно установить на основании проездной информации. Ответственность по их предоставлению лежит на сотрудника.

Если работник во время командировки пользовался собственным автомобилем, то период нахождение в командировке изображается в служебной записке.

К документам, в которых подтверждается использование личного транспорта, относятся:

• Путевая бумага.
• Квитанции.
• Чеки кассовые.

Вместе с тем подчиненному не нужно предоставлять отчет начальнику о выполненной работе в период командировки.

За использование служебных поездок собственного транспортного средства

Бывают случаи, когда сотрудники предприятия, при выполнении трудовых обязанностей могут использовать личный транспорт.

Существует ряд примеров, где используют собственный транспорт. К ним относятся граждане с такой профессией: курьеры, торговые агенты и все сотрудники, в которых работа связана с поездками.

Если работодатель дает соглашение на использование личного автомобиля сотрудника, то последнему полагается возмещение за эксплуатацию этого транспорта и конечно же возмещаются затраты, которые связанные с их использованием.

Сумма такой выплаты назначается сторонами трудового договора, которая выражается в письменном виде.

Из этого можно сделать итог, что при применении собственного автомобиля в служебных целях сотруднику:

• Оплачивается возмещение за такое использование транспорта.
• Компенсируются затраты, которые были нанесены при использовании.

Статья 188 Трудового кодекса регулирует взаимоотношения начальника и работника.

Но необходимо помнить, что заявление должно подкрепляться соответствующими документами, которые подтверждают расходы.